Hobbies / WordBrief 365 / Anleitung

Vor der ers­ten Verwendung

Zur kor­rek­ten Funktionalität von WordBrief© muss eine Dokumentvorlage (*.dotx) vor­be­rei­tet bzw. erstellt wer­den. Standardmäßig wird die im Lieferumfang ent­hal­tene Beispielvorlage „WordBrief 365 Dokumentvorlage.dotx“ exem­pla­risch vor­kon­fi­gu­riert. Auf Basis der gewähl­ten Dokumentvorlage wird ein Dokument von WordBrief© erstellt. In der ver­wen­de­ten Vorlage müs­sen zur Brieferstellung bestimmte Textmarken ver­pflich­tend vor­han­den sein. Diese Textmarken wer­den von WordBrief© auto­ma­ti­siert ange­sprun­gen und mit den betref­fen­den Daten befüllt:

  • Adresse
  • Anrede
  • Betreff
  • Datum
  • Text

Die zum Lieferumfang gehö­ren­den Beispielvorlagen kön­nen nach eige­ner indi­vi­du­el­ler Anpassung wei­ter­ver­wen­det wer­den. Der Dateiname einer Vorlage kann belie­big umbe­nannt wer­den. Sie fin­den diese in Ihrem Standard-Benutzervorlagenverzeichnis von Word (beim ers­ten Start von Word mit WordBrief© wer­den die Beispielvorlagen in das Verzeichnis kopiert).

WICHTIG: Die Beispielvorlagen beinhal­ten ein Form/Shape (Textfeld), in das Text für die Adresse auto­ma­ti­siert ein­ge­tra­gen wird und in der sich die Textmarke Adresse befin­det. Dieses Textfeld darf nicht ent­fernt wer­den und es muss den Namen „Adressfeld“ haben. Andernfalls tritt ein Fehler auf und WordBrief© funk­tio­niert nicht wie erwar­tet. Behalten Sie die­ses Textfeld bei, wenn Sie die Beispielvorlage anpas­sen und ver­wen­den wol­len. Andernfalls müss­ten Sie einem neuen Textfeld nach dem Einfügen den Namen „Adressfeld“ manu­ell zuwei­sen und die Textmarke Adresse darin festlegen.

Bei Verwendung einer neuen Dokumentvorlage: Fügen Sie nur ein Textfeld ein und benen­nen es dann über den Visual Basic Editor von Microsoft® Word um (erreich­bar über die Tastenkombination [ALT]+[F11]), bevor ggf. wei­tere Textfelder in die Vorlage ein­ge­fügt wer­den. Über das Direktfenster (Menü Ansicht) und fol­gen­der Eingabe darin, kann der benö­tigte Name „Adressfeld“ defi­niert werden:

Word.ActiveDocument.Shapes(1).Name = "Adressfeld"

Bestätigen Sie diese Eingabe mit der Eingabetaste.

Bedienung

Nach erfolg­rei­cher Installation von WordBrief© fin­den Sie das Menüband (Ribbon) "WordBrief“ in Word. Dieses Ribbon ent­hält die Schaltflächen Einstelungen, Hilfe, Info sowie Aufgabenbereich.

Aufgabenbereich
Dieser Aufgabenbereich stellt die zen­tra­len Kernfunktionen von WordBrief© zur Verfügung.

Die Bedienung von WordBrief© ist kin­der­leicht. Im abge­bil­de­ten Formular des Aufgabenbereiches geben Sie ent­we­der manu­ell die gewünsch­ten Daten ein oder Sie kli­cken auf „Outlook Kontakt wäh­len“ und selek­tie­ren einen Ihrer Kontakte aus Microsoft® Outlook®. Letztere Funktionalität ist nur gege­ben, wenn auch eine Version von Microsoft® Outlook® instal­liert und ein Profil ein­ge­rich­tet ist. Über die Auswahl der Dokumentvorlage kön­nen Sie abwei­chend von der Standardvorlage für WordBrief© auch eine andere, alter­na­tive Vorlage zur Erstellung eines Briefes wäh­len. Die hier zuletzt ver­wen­dete Vorlage wird zukünf­tig als Standard ver­wen­det und im Formular vorbelegt.

Hinweis: Die ver­wen­de­ten Informationen für den Empfänger müs­sen zur Verwendung einer kor­rek­ten Briefadresse bestimmte Pflichtfelder ent­hal­ten. Ohne Nachname, Straße, PLZ und Ort kann kein Brief adres­siert wer­den. Sollte eine not­wen­dige Information feh­len, wird WordBrief© dar­auf hin­wei­sen. Bitte beach­ten Sie auch, dass Informationen im aktu­el­len Dokument mit einem Klick auf "Dokument erstel­len" immer über­schrie­ben werden.

Wollen Sie mit der Eingabe neuer Daten begin­nen, kli­cken Sie "Formular zurück­setz­ten" und das Formular wird auf den Standard zurückgesetzt.

Mit einem Klick auf die Schaltfläche „Dokument erstel­len“ wird dann auto­ma­tisch die im Vorfeld gewählte Dokumentvorlage in das aktu­elle Dokument ein­ge­fügt und mit den gewähl­ten Informationen befüllt. Sie kön­nen dann direkt anfan­gen Ihren Text zu schreiben.

Einstellungen

Diesen Dialog errei­chen Sie über das Menüband (Ribbon) von WordBrief© und einem Klick auf die Schaltfläche Einstellungen.

 

 

 

 

Secured By miniOrange